Cómo obtener un EIN sin SSN para una LLC desde España

Para qué sirve el EIN

El Número de Identificación del Empleador (EIN) es un número de nueve dígitos que el IRS, la agencia tributaria federal de Estados Unidos, asigna a las entidades empresariales. Aunque la LLC no tenga empleados, normalmente lo necesitará para abrir una cuenta bancaria empresarial en Estados Unidos, conectar pasarelas de pago y presentar declaraciones informativas federales.

El EIN identifica a la empresa ante el IRS; no es tu NIF ni tu NIE españoles y no los sustituye. Tampoco es un ITIN, que es un número fiscal personal para individuos, y no necesitas SSN ni ITIN antes de solicitar el EIN de la LLC por la vía internacional.

Solicitud en línea o Formulario SS-4

Según las instrucciones del Formulario SS-4, la solicitud en línea es para entidades cuyo negocio principal, oficina o agencia —o residencia legal, en el caso de personas físicas— esté en Estados Unidos o en un territorio estadounidense, y la parte responsable necesita un SSN, ITIN o EIN válido. Quien no tiene residencia legal, negocio principal, oficina ni agencia en Estados Unidos o sus territorios puede solicitarlo por teléfono como solicitante internacional, o por fax o correo postal.

Cómo preparar el Formulario SS-4

1. Ten a mano los documentos de constitución de la LLC: el nombre legal debe coincidir exactamente con el registro del estado.
2. Indica la parte responsable (la persona física que controla la entidad) y señala que no tiene SSN ni ITIN donde lo piden las instrucciones.
3. Elige el tipo de entidad correcto: una LLC unipersonal con propietario extranjero suele ser una entidad no considerada (disregarded entity) a efectos fiscales federales.
4. Firma el formulario; la sección de tercero autorizado (third party designee) permite que un proveedor autorizado reciba el EIN en tu nombre.

EIN, SSN e ITIN: tres números distintos

Estos tres números se confunden con facilidad. El Social Security Number (SSN) se expide a personas autorizadas a trabajar en Estados Unidos o que cumplen otros requisitos para obtenerlo. El Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) es un número fiscal personal para quien necesita identificarse ante el fisco estadounidense pero no puede optar a un SSN. El EIN, en cambio, pertenece a una entidad, como una LLC, nunca a una persona física.

Para alguien que vive en España y funda una empresa estadounidense, esta distinción importa en la práctica. El EIN de la LLC aparece en la solicitud bancaria de la empresa, en los formularios de un procesador de pago y en las declaraciones informativas federales que se presentan en nombre de la empresa. Tu identificación fiscal personal, si algún día la necesitas, es una cuestión aparte que depende de tus propias obligaciones de declaración; no tiene nada que ver con el NIF o el NIE españoles, que identifican a una persona ante Hacienda en España, no ante el IRS. Pedir un EIN no te da un SSN ni un ITIN, y no tener esos números no impide a la LLC obtener su EIN por la vía internacional.

Quién cuenta como responsible party

El formulario SS-4 pide identificar a un responsible party. En una LLC, se trata de la persona que en última instancia posee o controla la entidad, o que ejerce un control efectivo sobre sus fondos y sus bienes. En una LLC unipersonal propiedad de una sola fundadora, suele ser ella misma. Las instrucciones del IRS indican que, en la mayoría de los casos, el responsible party debería ser una persona física y no otra entidad, así que conviene leer con atención ese apartado si tu LLC pertenece a una sociedad holding.

Usa el nombre legal completo de esa persona tal como figura en su pasaporte y manténlo igual en todos los documentos. Diferencias pequeñas, como un segundo apellido omitido o un orden distinto de los apellidos, pueden generar preguntas más adelante cuando un banco compare unos documentos con otros.

En qué consisten las vías internacionales

Las instrucciones del SS-4 describen tres vías para solicitantes sin residencia, sede principal, oficina ni agencia en Estados Unidos. Por teléfono, quien solicita llama al número del IRS indicado en las instrucciones y responde a las preguntas del formulario; la persona que llama debe estar autorizada a recibir el EIN y contestar esas preguntas. Por fax, se envía el formulario completo y firmado al número indicado en las instrucciones. Por correo postal, el formulario se envía a la dirección prevista para solicitantes internacionales.

Cada vía tiene sus ventajas e inconvenientes. Una llamada telefónica puede caer en una hora incómoda según la diferencia horaria con España, y la llamada exige tener los datos correctos a mano. El fax y el correo postal requieren un formulario bien cumplimentado y firmado, además de una forma de recibir la respuesta. Sea cual sea la vía elegida, conviene tomar los datos de contacto y el procedimiento vigente de las instrucciones oficiales, porque los números y las direcciones pueden cambiar con el tiempo.

Un recorrido hipotético paso a paso

Pensemos en Markel, fundador hipotético que vive en Bilbao y acaba de constituir una LLC unipersonal en Delaware. No tiene SSN ni ITIN y no dispone de oficina en Estados Unidos. Reúne el certificado de constitución, comprueba que el nombre legal de la LLC en el registro estatal coincide exactamente con lo que va a escribir en el formulario y confirma que él mismo es el responsible party.

En el formulario SS-4 escribe el nombre legal de la LLC, su dirección postal, su propio nombre como responsible party y el motivo de la solicitud, que es la puesta en marcha de un nuevo negocio. Indica que la LLC tiene un único socio y que es de propiedad extranjera. Como quiere que un proveedor de constitución gestione el envío, rellena el apartado del tercero designado para ese proveedor y firma el formulario. Cuando se asigna el EIN, guarda la confirmación del IRS en su carpeta de cumplimiento y solo entonces empieza a solicitar cuentas bancarias. Este ejemplo es solo ilustrativo; no sirve de plantilla para tus propias respuestas.

Qué desbloquea un EIN y qué no

Normalmente se necesita un EIN para abrir una cuenta de empresa en Estados Unidos, pero es solo una parte de la revisión que hace un banco. Los bancos y las plataformas fintech también analizan los documentos de identidad de los propietarios, el tipo de negocio, dónde están ubicados los clientes y de dónde se espera que llegue y hacia dónde vaya el dinero. Cada entidad aplica su propia política, y una solicitud puede rechazarse incluso cuando el EIN y los documentos de constitución están en regla. Conviene prepararse para esto con respuestas claras sobre tu actividad y, si es posible, tener más de un proveedor en mente.

Mantener coherentes los datos de la empresa

El EIN conecta muchos registros: la inscripción estatal, el expediente del IRS, la cuenta bancaria, los procesadores de pago y las declaraciones fiscales futuras. Cuando los datos de todos esos registros coinciden, la verificación suele ser más sencilla. Cuando no coinciden, cada organización puede pedir explicaciones o documentos adicionales.

• Usa el mismo nombre legal, con la misma puntuación y la misma terminación, en el registro estatal, en el formulario SS-4 y en las solicitudes bancarias.
• Mantén una sola dirección postal para la correspondencia del IRS y actualízala ante el IRS si cambia.
• Anota quién figura como responsible party y actualiza esa información ante el IRS si esa persona cambia.
• Guarda juntos en la carpeta de cumplimiento la carta de confirmación, el formulario presentado y cualquier aviso del IRS.
• Comparte el EIN solo con organizaciones que realmente lo necesiten, como bancos, procesadores de pago y tu asesor o gestoría.

Errores habituales al solicitar el EIN

• Escribir un nombre comercial o una versión abreviada en lugar del nombre legal exacto que figura en el registro estatal.
• Solicitar el EIN antes de que la LLC exista en el registro estatal, de modo que no se pueden verificar los datos de la entidad.
• Poner como responsible party a una empresa o a un proveedor en vez de a la persona física que controla la LLC.
• Elegir un tipo de entidad o un número de socios equivocado.
• Enviar una segunda solicitud porque la primera tarda en responder, lo que puede acabar generando números duplicados y correspondencia adicional.
• Perder la carta de confirmación y no tener nada que mostrar a un banco más adelante.
• Tratar el EIN como una garantía de que un banco o un procesador de pago va a aprobar la cuenta de la empresa.

Cuánto tarda

Los plazos dependen del método de envío y de la carga de trabajo del IRS, y cambian con el tiempo. Consulta las indicaciones actuales del IRS en lugar de fiarte de un número fijo de días y guarda una copia de todo lo que envíes.

Después de recibir el EIN

• Guarda en lugar seguro la carta de confirmación del IRS (CP 575): los bancos suelen pedirla.
• Solicita cuenta en bancos estadounidenses o en empresas fintech; cada una decide por su cuenta si te aprueba.
• Comprueba si debes presentar el Formulario 5472 con un Formulario 1120 pro forma: las entidades no consideradas estadounidenses con propietario extranjero lo presentan en cualquier año con operaciones declarables con partes vinculadas, como aportaciones o retiradas del propietario.

Fuentes

• Servicio de Impuestos Internos (IRS) — Número de Identificación del Empleador (EIN)
• Servicio de Impuestos Internos (IRS) — Instrucciones para el Formulario SS-4(SP)
• Servicio de Impuestos Internos (IRS) — Instrucciones del Formulario 5472 (en inglés)

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal.